La série WILL #6 Le temps
Adèle croule sous les tâches. Elle savait qu’accepter un deuxième projet allait être difficile par manque de temps. Mais en réalité, ce n’est pas une question de quantité. C’est une question de priorité. Et de gestion de son temps. Grâce à l’agendami, elle va prendre conscience qu’elle ne fait pas toujours un bon usage de cette ressource pourtant si précieuse…
Transcript
Will face caméra : Pour pouvoir travailler à sa manière, Adèle a demandé à son manager Jeff de lui attribuer un deuxième projet. D’abord réfractaire, il y a vu une opportunité de tester sa capacité à en gérer deux en parallèle, une compétence indispensable pour qu’elle puisse être promue manager.
Je suis Will, créateur de la méthode éponyme qui permet aux salariés, managers et dirigeants de réconcilier humain et performance dans leur travail.
Adèle (inquiète): J’ai peur d’avoir fait une bêtise en prenant un projet en plus… Déjà que j’étais sous l’eau quand je n’en avais qu’un… Et en plus je te l’avais pas dit mais j’attends un deuxième enfant… J’y arriverai jamais…
Will : Déjà félicitations ! Super nouvelle ! Et qu’est-ce qui te fait dire que tu n’y arriveras jamais ?
Adèle : J’arrête pas de courir, je suis interrompue en permanence, et du coup je reste de plus en plus tard le soir pour finir… Il faudrait que je travaille encore plus mais je ne peux pas…
Will (marque une légère pause en regardant Adèle) : Et si au contraire il fallait que tu travailles moins ?
Adèle (surprise) : Je ne suis pas sûr de bien comprendre… Je te dis que je n’arrive pas à tout faire et tu me dis de travailler moins ?
Will : Je dis juste qu’en faire toujours plus est souvent un puits sans fond où la quantité finit par l’emporter sur la qualité, et donc sur l’impact. Sans compter que ça t'épuise psychiquement.
Adèle : Pour l’épuisement, c’est clair ! Après pour la qualité, je ne sais pas… Peut-être… Mais bon, je ne vois pas trop ce que je pourrais arrêter de faire de toute façon…
Will : C’est justement pour le savoir que je t’ai demandé de préparer ton Agendami.
Will (face caméra) : Cet exercice consiste à consigner toutes ses tâches dans son agenda dont Adèle m’a envoyé deux captures d’écran : une avant qu’elle ne fasse l’exercice (l’afficher), l’autre après (afficher le nouvel agenda). Elles n’ont pas grand chose à voir ! En tant que manager, vous pouvez proposer la même chose à vos collaborateurs, nous allons voir comment s’en servir.
Will : Déjà, qu’est-ce que ça t’a apporté de le faire ?
Adèle : Il y a des journées où j’avais l’impression d’avoir rien fait alors que j’arrêtais pas de courir. Maintenant que j’ai tout dans mon agenda, je sais exactement ce que j’ai fait, et rien que ça, j’ai trouvé ça hyper rassurant !
Will : Oui. Et c’est aussi très utile pour questionner l’utilisation de ta ressource la plus précieuse : ton temps. Par exemple tes soirées : tu me disais que tu faisais des prezs mais on voit que tu écris aussi des compte-rendus…
Adèle : C’est vrai, et ça me prend beaucoup plus de temps que si je les écrivais directement en sortant de réunion.
Will : Qu’est-ce qui t’empêche de le faire ?
Adèle : Rien, C’est juste que les gens me calent un point dans mon agenda dès qu’ils voient que j’ai un créneau de libre…
Will (lapidaire) : C’est du vol.
Adèle : Pardon ?
Will : Les gens te volent ton temps.
Adèle : Enfin, je vais quand même pas leur interdire de me voir !
Will : Non, mais tu peux choisir les moments où tu te rends disponible ? Pourquoi ne pas bloquer dans ton Agendami un créneau pour écrire ton compte rendu directement après la réunion ? Comment tu fais quand tu dois bosser sur une tâche qui demande de la concentration ?
Adèle (gênée) : En vrai… j’attends le soir.
Will (ironique, enchainant rapidement) : là, c’est toi qui te voles ton propre temps !
Adèle (d’abord indignée) : De quoi ? Enfin tu peux pas dire ça .. (puis songeuse) Quoi que t’as peut être pas complètement tort.. C’est vrai que je pourrais aussi me bloquer des créneaux à l’avance, par exemple pour faire mes préz, d’autant que j’ai remarqué que ça me prenait beaucoup plus de temps que ce que j’imaginais.
Will : Ça c’est peut-être aussi parce que tu es victime de la loi de Parkinson…
Adèle : La quoi ?
Will : “Plus tu te donnes du temps pour faire une tâche, plus t’en prends”. Est-ce que tu te fixes une limite de temps quand tu commences une prez le soir ?
Adèle : Honnêtement non... Comme je sais qu’il est trop tard pour voir Diane, que je rentre à 21H ou 22H, ça change plus grand chose…
Will : Le problème c’est que tu risques d’y passer plus de temps que nécessaire… Si tu remplis ton Agendami à l’avance, ça t’obligerait à estimer une durée pour chaque tâche et à t’y contraindre. Et tu verras que tu arriveras quasiment au même résultat en beaucoup moins de temps…
Adèle : T’as peut-être raison… En fait, je me dis qu’il faudrait presque que je commence ma semaine en planifiant dans mon Agendami mes tâches principales. Je verrai tout de suite ce qui peut rentrer ou pas, d’autant que j’ai toujours tendance à sur-planifier…
WIll face caméra : En tant que manager, l’Agendami est un outil puissant pour aider vos collaborateurs à reprendre le contrôle sur la gestion de leur temps. Mais quelles tâches mettre en priorité dans son Agendami ? Pour tenter d’y répondre, nous allons voir un dernier outil, le Succès du jour.
Will : Et comment tu choisiras les tâches à mettre dans ton Agendami en début de semaine ?
Adèle : Ben les plus prioritaires…
Will : C’est quoi les plus prioritaires ?
Adèle : Les plus importantes. (en souriant) Et là tu vas me demander ce que veut dire importante…
Will : (rire) oui tu me vois venir avec mes gros sabots ! Mais sérieusement, importante mais déjà pour qui ? pour toi ? Pour IFG ? Pour ton client ?
Adèle : Ben pour mon client, puis pour IFG. Pour moi, c’est pas vraiment le sujet !
Will : Je ne suis pas forcément d’accord. Si tu ne fais rien qui te nourrisse toi, tu vas finir par craquer à un moment…d’ailleurs je te rappelle que tu voulais quitter IFG y’a pas si longtemps…
Adèle : Pas faux … mais encore une fois, j’ai pas le temps…
Will : Et si on t’appelait parce que ta fille était aux urgences, t’irais la rejoindre tout de suite ?
Adèle : ben évidement, direct…
Will : Parce que c’est important pour toi. On en revient à l’heure de vérité. Aujourd'hui tu choisis de pas prendre de temps pour toi, et de privilégier IFG et ton client, et c’est ok. Mais est-ce que ça ne vaudrait pas la peine de prendre ne serait ce que 30 min pour toi dans ton agendami ? On appelle ça le “Succès du jour”. Tu verras que même une simple tâche de 30 mins peut suffire à faire de ta journée une bonne journée.
Adèle : Humm. T’aurais des exemples de succès du jour ?
Will : La question à te poser c’est : Qu’est-ce que t’aimerais faire mais que tu n’as pas le temps de faire ?
Adèle : Écrire un article sur la manière dont on a utilisé l’IA dans notre projet.
Will : En quoi c’est important pour toi ?
Adèle : Ben pour mettre en avant l’équipe… Et donc peut être indirectement me mettre en lumière… (un peu gênée) Bref, toujours la reconnaissance
Will : Parfait. Par contre c’est trop gros comme tâche pour l’intégrer dans ton agendami. Si tu devais commencer par une tâche de 30 min, tu ferais quoi ?
Adèle : Je pourrais commencer par écrire le plan !
Will : Et bien voilà, t’as ton premier succès du jour ! Et tu peux en préparer d'autres.
Adèle : Je pourrai aussi aller chercher Diane à la crèche un soir par semaine… Dans ce cas je pourrai retravailler de la maison…
Après ça a l’air génial sur le papier ton Agendami mais dans la vraie vie, tu te rends pas compte, je reçois pleins de mails à la minute, ça marchera jamais….
Will : Tu n’es pas la seule je te rassure, mais ça soulève un sujet beaucoup plus large, celui des interruptions.
Will face caméra : et nous traiterons ce sujet lors du prochain épisode !
Outro : En tant que manager, l’Agendami constitue un outil puissant pour aider vos collaborateurs à mieux s’organiser, ce qui consiste pour nous à faire mieux (efficience) plutôt que plus (efficacité).
L’agendami fait de leur agenda la mémoire de leur temps et permet d’en améliorer la gestion, par exemple en révélant des tâches dont ils pouvaient sous-estimer la fréquence ou la durée. En planifiant à l’avance les plus importantes, ils sacralisent le temps nécessaire à leur réalisation tout en s’imposant une contrainte vertueuse de durée.
Il n’est plus possible de sur-planifier, et il devient nécessaire de prioriser les tâches les plus importantes : pour leur entreprise bien sûr, mais aussi pour eux. Le Succès du jour les invite ainsi à essayer chaque jour de réaliser une tâche de 30 mins minimum qui nourrisse leurs valeurs et leur évite de s’épuiser psychiquement, et donc d’éviter le burn-out.